Features

在教育上如何充分利用WhatsApp - Part 2 教育機構管理及行政

教育機構管理及行政

就如其他行業,線上或離線的教育組織、中心或機構都要處理大量的行政和管理工序,才可讓教學和學習順利進行。

使用WhatsApp商業API可讓不同規模的教育機構將這些不可省略的工序逐漸電子化,利用最先進的科技從而獲得更多便利。

 1.  報名程序

不論是員工,或是報名的學生,都可能會對報名過程中所涉及的行政手續感到無比困擾。此外,非電子化的流程不但非常耗時,還十分容易出錯。

大型教育機構可使用WhatsApp來讓申請人了解有關申請狀態的最新消息、向申請人索取資料,甚至在有必要時安排面談。

為了有效地判斷申請人的技能水平,小型的教育機構則可透過WhatsApp詢問申請人各種問題,甚至轉發申請人所提供的WhatsApp語音給導師作評估。簡化流程之餘,還為申請人及導師省下了時間。

 2.  登記及註冊

申請獲得批准後,接下來的便是註冊流程。

註冊過程可能會帶來極大的壓力。大多數情況下,所有新生都必需在課程開始之前的短時間內完成相關手續及註冊。

使用WhatsApp機械人來收集學生所提交的主要資料及文件便可將流程簡化。WhatsApp機械人還可將所收集到的訊息立即儲存到各式各樣的中央系統中,包括內聯網和Google表格。

3.  學生支援服務及常見問題

課程進行的時候,您的學生和活動參與者都需要大量有關法律、行政、住宿、健康,或財務上的幫助。

WhatsApp API能夠讓學生隨時隨地透過WhatsApp獲得常見問題的答案及即時的支援,從而幫助您消除不必要的摩擦。

聊天機械人可回答有關課程、簽證、學費、付款,經濟援助、考試、證書、輔導、職業建議等基本問題和疑慮。

WhatsApp聊天機械人的優勢在於,如果問題過於復雜而機械人無法幫助學生,則可於系統中設定將其個案轉給專人跟進。其後,員工便可接管對話並就問題提供建議。若當前沒有空閒的員工,機械人則安排與學生另作會議或通話。

 4.  時間改動

時間編排是教育機構最苦惱的問題之一,要兼顧學生和老師的行程之餘,若課程是離線進行的話,還需要安排場地。

我們不僅可使用WhatsApp發放課程時間,還可以即時知會學生有關課程的突發改動、取消、或重新安排等。與電子郵件相比,普遍學生更常查看即時通訊軟件的訊息。因此,WhatsApp成為了傳遞突發信息最理想的渠道。

 5.  公告及通知

高度結構化的訊息 (HighlyStructured Messages) 使WhatsApp成為發放新聞及公告最理想的渠道。

您可以使用高度結構化的訊息來促進社交和學術活動,如單次性的工作坊、新課程、學生、老師,或機構的成功故事等。您也可以透過這類型的訊息將重要的事項告知員工或學生。

 6.  課外活動及學會事務

在談及教育營銷的部分中,我們簡要地提及了如何管理學生與教育機構之間的關係,也提及過學生對質素的看法何解重要,可見互動性是有多重要的一環。

您可以使用WhatsApp並透過以下兩種方法來鼓勵學生加入學會及參與課外活動:

·      (交互式)通知

·      群聊

這些通知可有效地獲得學生的注意,從而確保他們能夠即時接受到您的訊息。此外,您更可以預先設定發送訊息的時間,通過訊息引起學生的興趣,並使用機械人跟進個案,把最簡單的訊息互動化。

除此以外,WhatsApp 商業 API亦能讓您的機構為不同學生創建正式的聊天群組,以便安排學會會議和營造社團氛圍。您可在創建群組時選擇群組管理員,從而安排一位具責任心的人來執行社團規則。

 7.  登記及取消

正如上方所提及,您可以輕鬆地使用WhatsApp來發佈各種通知。當您發佈的資訊涉及登記或註冊等程序時,您還可以採取以下進一步的步驟。

有興趣的學生可透過簡單地回覆訊息來登記參加講座或網絡研討會等活動。您也可以設定在學生回覆過後,使用聊天機械人來收集更多登記所需的資料。

更好的是,WhatsApp還可以更輕鬆地確認出席率。您只需要發送一個簡單的訊息來詢問報名人會否出席。這簡易的確認程序可避免缺席的情況,也可讓您告知可能感興趣的人有關活動尚餘的名額。

 8.  回饋收集

眾所周知,收集回饋是確保顧客滿意度和辨別問題的最佳途徑。可是,為免拖累時間,很多人都不願意花時間完成問卷調查。因此,若您希望得到別人寶貴的意見,問卷設計就必需從簡。

有了建立聊天機械人的功能,您便可通過WhatsApp輕鬆地進行調查。機械人可以自然對話的方式收集答案,並將其儲存到數據庫或表格當中。不論是在等公車或喝咖啡時,您的學生都可善用任何空餘時間,在任何地方完成調查。

Wing Yuen

MDes in Design Strategies,超過15年數碼領域工作經驗,注專用戶體驗設計及研究 (UX Design & Research) 。亦是本地初創公司聯合創辨人,明白中小企經常忽略營銷策略,公司很難再有進一步發展,所以我們研發 RUM Work,專注幫助中小企解決營銷的痛點。

Latest Articles

Features

其實中小企更需要使用 CRM !

疫情下,不少中小企亦轉型,走向數碼化,例如:銷售、市場營銷、客戶服務等。在這激烈的市場競爭環境,客戶對於企業的客戶服務有更高的要求。八成用戶一旦經歷了一次或以上不滿意的客戶服務體驗,便會轉身投向你的競爭對手(Zendesk,2021)。可見

Read Article
Updates

營商數碼轉型必讀——配合時勢誕生的市場營銷工具rum-chat

由於疫情關係,很多活動無論商業又好,非商業也好,紛紛都轉向線上,在這個數碼轉型持續下去的大環境中,rum-chat兩位創辦人:CY Lau和Wing Yuen在此向大家分享他們研發rum-chat的經驗和感受。

Read Article
Features

RUM Work Drip Campaign 助你連結潛在客戶(附Tips)

無論是B2B或B2C的企業,中小企一般會在社交平台及各個渠道投放廣告及進行其他營銷活動,以增加產品或服務的曝光率,同時吸引潛在用戶了解更多。當每個營銷活動完結,便可從數據中找到潛在客戶(Leads)作跟進,而這個步驟只是整銷售過程的開始。此

Read Article
Updates

【Digital Marketing】數碼營銷新趨勢:不可忽視的即時通訊營銷

在以前,數碼科技未發達時,人們依賴郵寄信件或電報互通消息,在互聯網興起發達後,電郵成為主要的傳訊工具,直至後來各種軟體開發,即時通訊軟件的地位日漸重要。從ICQ到MSN到Skype,再去到Whatsapp .................

Read Article
Features

WhatsApp Marketing:官方 Official WhatAapp Business API v.s. 第三方 WhatsApp API

在這即時通訊盛行的年代,顧客對企業的回覆率及速度有一定的期望。相信不少企業為方便即時回覆用戶,會使用WhatsApp Business API作為與用戶溝通的渠道。而WhatsApp Business API分為官方API及非官方 API.

Read Article
Features

智能客戶服務系統昇華 與客戶搭好溝通橋樑的工具:RUM Work

Rum Chat經過不停的改良、發展,現已發展成一套全新的智能客戶服務平台系統,並已改稱Rum Work。而當中,有一個甚為方便的功能:Rum Desk,裡面應用到Ticketing系統,由日常運作到事後數據分析都一應俱全,方便商戶適時調整

Read Article
Features

餐飲服務業求生術:數碼轉型 建立客戶群網絡發展多元業務

隨著時代進步,科技日新月異,利用即時通訊(instant message)作為行銷工具已經成為大趨勢,而即時通訊行銷工具可以惠及大部分行業,讓企業能夠趕得上時代的步伐,踏入數碼轉型的大門。這次嘗試以餐飲服務業作為例子,說明即時通訊行銷工具

Read Article
Features

第三方 與WhatsApp Business API 的比較 - 優點及缺點分析

我們想想藉此機會,把官方 WhatsApp API 與 第三方 API 的使用方式作比較。如果您想了解有關WhatsApp商業應用程式及WhatsApp商業API之間的差異、其他WhatsApp API,或者想評估每種工具的風險及挑戰,那麼

Read Article
Features

在教育上如何充分利用WhatsApp - Part 3 教學及學習

WhatsApp API可應用到教學和學習當中。在教室等環境中使用WhatsApp來輔助教學已不是什麼新鮮事。由於智能手機的使用非常普及,因此在WhatsApp商業 API出現前,教師都一直在進行小規模的WhatsApp應用。不論是

Read Article
Features

在教育上如何充分利用Whatsapp - Part 1 教育營銷

Whatsapp 能夠為學習和教學管理上帶來不一樣的影響嗎? 現今通訊科技的革新徹底改變了我們的生活和事業,而教育也不例外。於過往的十年間,不論是學生彼此或師生之間的溝通,或是教育機構與員工及外界的聯絡,都能看到電子通訊的普及化。

Read Article
Tutorials

如何進行即時 (Whatsapp) 消息營銷 (Instant Message Marketing)?

有一個重點要提醒大家,就是讓大家明白,電子郵件營銷 (EDM 或 Email Marketing) 已不再有效了,根據2019年報告,平均電子郵件打開率僅為22.1%,這意味著您發送的5封電子郵件中大約4封甚至沒有打開 ......

Read Article
Features

房地產業與WhatsApp對話機械人的應用:用例分析 以更低的成本 換取更高的成交率 (上)

房地產業是全球經濟中其中一個最關鍵的部分,截至2016年底,房地產業總值為228萬億美元。隨著全球房地產投資市場從2016年的7.4萬億美元擴增至2018年的8.9萬億美元,目前的房地產業價值也很可能有所增長。由於這個行業機會眾多,所以房地

Read Article